Registre chronologique tenu par l'unité des preuves consignant chaque objet ou lot reçu en stockage des preuves, en notant la date/heure d'entrée, l'expéditeur, l'identifiant d'affaire, le numéro d'évidence attribué, l'état de l'emballage, l'emplacement de stockage et tout transfert de chaîne de garde ou action de disposition.

Principe

Fournir un grand livre séquentiel et auditable des événements d'entrée afin d'assurer la visibilité des réceptions, soutenir la continuité de la chaîne de garde, permettre la réconciliation des inventaires et documenter les changements de garde ou les dispositions au fil du temps.

Démonstration

Scénario illustratif : le technicien des preuves enregistre la réception de trois sacs scellés d'un enquêteur : horodatage d'entrée, nom de l'enquêteur, numéro d'affaire, numéros d'évidence attribués à chaque sac, description (vêtements, couteau), état à l'arrivée (scellé, sec), emplacement du casier et signature du technicien ; les transferts ultérieurs au laboratoire sont ajoutés comme nouvelles entrées.

Mauvaise application

Ne pas consigner rapidement les entrées, effectuer des ajouts rétroactifs sans datation, ou tenir des registres décentralisés non coordonnés — pratiques qui créent des lacunes dans la traçabilité et compliquent les audits ou témoignages en justice.

Conséquence

Un registre d'entrée fiable conserve la chronologie des réceptions, atteste la continuité de la garde, facilite les audits et le contrôle des inventaires et renforce la chaîne probante pour l'examen par l'accusation et la défense.

Inversion

Fonctionner sans registre d'entrée unifié ou avec des enregistrements séquentiels incomplets aboutit à des historiques de garde opaques, augmente le risque de perte et pose des difficultés à l'admissibilité ou à la valeur probante.

Limite

Couvre les enregistrements d'éléments physiques ou numériques officiellement acceptés en stockage de preuves ; exclut les notes de bureau informelles, les journaux de laboratoire internes qui ne modifient pas le statut de garde, ou les bases administratives qui reproduisent mais ne constituent pas le registre d'entrée faisant autorité sauf désignation explicite.

Tension sémantique

Tension entre « registre d'entrée des preuves » et « base de données d'inventaire des preuves » : le registre est un grand livre séquentiel axé sur les événements de réception et de transfert, tandis que la base de données d'inventaire présente les avoirs actuels, catégories et statuts, et peut être dérivée du registre d'entrée.

Synthèse

Le registre d'entrée des preuves est le grand livre chronologique faisant autorité des objets entrant en garde de preuves, enregistrant les métadonnées et événements de garde pour assurer traçabilité, auditabilité et continuité dans la gestion du cycle de vie des preuves.