Une déclaration formelle à l'échelle de l'organisation qui définit comment les dossiers sont créés, classés, conservés, consultés, protégés et éliminés, en établissant les responsabilités, les exigences de conformité légale, les calendriers de conservation et les règles pour les contenus sensibles ou restreints.

Principe

Fournir un cadre cohérent et juridiquement défendable qui équilibre transparence, besoins opérationnels, confidentialité et gestion du cycle de vie des dossiers au sein de l'organisme.

Démonstration

Une politique impose des durées de conservation pour les dossiers d'incident (par exemple sept ans pour les incidents sans plainte, plus longtemps pour les affaires faisant l'objet d'un litige), exige des contrôles d'accès basés sur les rôles pour les enregistrements, définit les procédures pour les demandes d'accès FOIA/individuel et désigne des responsables des dossiers.

Mauvaise application

Rédiger des formulations vagues ou contradictoires, ne pas aligner les durées de conservation sur la loi ou déléguer les décisions de conservation de façon informelle sans supervision.

Conséquence

Une politique claire réduit les risques juridiques, garantit l'accès et la disposition prévisibles, soutient la confiance publique et permet des pratiques opérationnelles cohérentes entre les unités.

Inversion

Absence de politique formelle sur les dossiers, laissant les décisions de conservation, d'accès et d'élimination au jugement ad hoc, ce qui entraîne incohérence, non-conformité et risque de perte de preuves.

Limite

S'applique aux dossiers officiels et aux activités de tenue de dossiers de l'organisation; exclut les notes personnelles informelles, les brouillons éphémères non désignés comme dossiers et les journaux internes de fournisseurs sauf si l'organisme les adopte comme dossiers officiels.

Tension sémantique

La tension entre l'intérêt public à la divulgation et les obligations de protéger la vie privée, l'intégrité des enquêtes ou la sécurité impose des exceptions et des classifications prudentes dans la politique.

Synthèse

La Politique des Dossiers est le recueil de règles qui standardise le traitement des dossiers par un organisme pendant tout leur cycle de vie pour satisfaire aux obligations légales, opérationnelles et de responsabilité publique.