Un registro escrito o electrónico utilizado para documentar el traslado de objetos probatorios entre custodios, ubicaciones o unidades, que registra identificadores, estado, fecha y hora, motivo de la transferencia y firmas para preservar la continuidad de la custodia.

Principio

Asegurar una cadena de custodia ininterrumpida y auditable registrando cada entrega con identificadores y autenticación suficientes para relacionar elemento, manipulador, momento y motivo de la transferencia.

Demostración

Un técnico de escena del crimen introduce un cuchillo etiquetado en una bolsa de evidencia y completa el formulario al entregarlo al encargado del almacén de pruebas; el formulario incluye número de caso, número de pieza, descripción, estado del embalaje, fecha/hora, nombres y firmas de ambos y un número de recibo de transferencia.

Aplicación incorrecta

Usar el formulario como un registro genérico de inventario para suministros no probatorios, omitir firmas o fechar por anticipado entradas para cubrir huecos de custodia, lo que socava la admisibilidad.

Consecuencia

Cuando se completa correctamente, el formulario respalda la admisibilidad legal, la responsabilidad interna y el seguimiento preciso de dónde y cuándo cada artículo probatorio cambió de manos.

Inversión

La ausencia de registro o un registro informal convierte el movimiento en una brecha de custodia no documentada, aumentando el riesgo de que la evidencia sea excluida o impugnada en el tribunal.

Límite

Se aplica a objetos tangibles y soportes digitales designados como evidencia; no sustituye a los registros de análisis forense, registros de hash de imágenes forenses ni a los inventarios de propiedad a largo plazo de carácter administrativo.

Tensión semántica

Se solapa con los documentos de 'cadena de custodia' y 'devolución de propiedad'; existe tensión cuando aparecen campos similares en formularios distintos y hay que decidir si el documento indica una entrega temporal, una devolución al propietario o una disposición final.

Síntesis

Un instrumento de custodia enfocado que documenta cada paso de la transferencia para que la procedencia y el control físico de un artículo probatorio permanezcan claros, auditables y defendibles.